Инвойс (англ. invoice) — в международной коммерческой практике документ, предоставляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров и услуг, их количество и цену, по которой они поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе. Выписка инвойса свидетельствует о том, что (кроме случаев, когда поставка осуществляется по предоплате) у покупателя появляется обязанность оплаты товара в соответствии с указанными условиями, а также о том, что товар отгружен согласно условиям поставки.

В российской практике документ, полностью аналогичный инвойсу, отсутствует. Счёт-фактура является документом, применяемым исключительно для целей налогового контроля и потому не может считаться аналогом инвойса. В связи с этим в России инвойс обычно применяется при международных поставках товаров. В некоторой степени инвойс соответствует документу «счёт на оплату».

Зачем вкладывать инвойс

1. Когда много товаров. Мне кажется, что вкладывать инвойс в посылку стоит, прежде всего, когда у нас заказали несколько товаров. Так мы и сами проверим себя по списку, всё ли вложили, и покупатель легко вспомнит спустя 3-4 недели после покупки, что он вообще заказывал.

2. Ваш бренд. Помимо этого, в инвойсе содержится информация о вашем бренде: логотип и адрес Etsy-магазина. Бывает так, что покупатель одновременно заказывает несколько посылок с Etsy (а также с других интернет-магазинов). И потом ему тяжело вспомнить, откуда что пришло. И ещё сложнее оставить отзыв, если в посылке нет визиток или какой-либо записки.

3. Предложить скидку. Инвойс может выполнить и роль маркетингового инструмента — для клиента можно создать скидочный купон на следующую покупку. Как известно, гораздо проще получить заказ от бывшего клиента, чем найти нового.

4. Сообщение покупателю. Если у вас есть особые инструкции к товару, то их также можно включить в инвойс. Или написать, как можно вернуть товар, если он не понравился. Или как оставить отзыв на Etsy, если покупатель без ума от вашего изделия.

5. Проблемы с таможней. Также возможен вариант, что на таможне вашу посылку вскроют и проверят содержимое. Таможенные службы некоторых стран могут не пропустить посылку, если в ней не будет подобного инвойса.

Кроме того, если во время вскрытия на упаковке повредится адрес получения, то единственным вариантом доставить посылку будет информация из инвойса.

Как распечатать инвойс в Etsy

Для этого перейдите на страницу вашего заказа и нажмите кнопку «Print order» сверху справа.

Etsy предлагает распечатать 2 документа: для покупателя (Packing slip) и для продавца (Order receipt).

Если нажать на ссылку «Customize options», то откроются настройки печати.

Здесь есть множество параметров. Давайте пройдёмся по ним сверху вниз.

  • Shop icon/shop banner – что будет напечатано в самом верху листа (иконка или баннер магазина)
  • Ships from – город и страна магазина
  • Buyer notes – комментарий к заказу, который оставил покупатель
  • Listings photos – в инвойс попадёт небольшая первая фотография товара
  • Private notes – включить в инвойс сообщение, которые мы написали к данному заказу
  • Cost breakdown — указывать в инвойсе цену изделий (стоит отключить, если отправляете подарок)
  • Add coupon code – прикрепить скидочный купон. Если у вас нет подходящего, то создайте новый «Create new coupon»
  • Add a personalized note – сообщение покупателю
  • Save these settings for next time – сохранить настройки для следующего раза

В документе для продавца галочек поменьше:

После этого кнопка «Print order» выводит готовый документ на печать.

Как распечатать инвойс в PayPal

Если вам по каким-то причинам не понравится вариант с упаковочным листом от Etsy, то аналогичный можно распечатать и с помощью PayPal.

Если вы работаете в русскоязычном интерфейсе PayPal, то сначала необходимо сменить его на английский. В противном случае часть текста в инвойсе распечатается на русском языке.

Для этого нажмите на значок шестерёнки сверху справа (рядом с кнопкой «Выйти»). После чего в «Параметрах счёта» измените язык на English.

Чтобы изменения заработали, необходимо выйти и снова войти в Пайпал аккаунт.

Теперь, когда у нас стало всё на английском выбираем нужный платёж и нажимаем кнопку «Print packing slip».

Внешне здесь не так красиво, как на Etsy — но тоже есть вся необходимая информация: состав заказа, адрес получателя и отправителя. Единственное, что нельзя сделать — скрыть стоимость товаров.

Если нажать кнопку «Edit», то можно слегка отредактировать шаблон инвойса:

  • Display your logo – можно вставить ссылку на ваш логотип
  • Your address – показать или скрыть ваш обратный адрес
  • Your phone – показать или скрыть ваш телефон
  • Customize your message here – изменить текст сообщения для покупателя

После этого нажимайте «Print order» и распечатывайте инвойс.

Заключение

Упаковочная квитанция, или инвойс, полезен как для покупателя, так и для продавца:

  • чтобы сверить содержимое посылки с заказом
  • избежать проблем на таможне
  • бесплатно прорекламироваться за счёт упоминания бренда и купона на скидку

 

Источник